Een bedrijfsfestival organiseren
Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om een bedrijfsfestival te organiseren in plaats van traditionele personeelsfeesten en borrels. Waarom? Een festival biedt de perfecte mix van ontspanning, teambuilding en plezier in een informele setting waar iedereen zich op zijn gemak voelt.
Maar hoe organiseer je een bedrijfsfestival dat écht impact maakt? Wat kost het, waar begin je, en welke valkuilen moet je vermijden?
In deze complete gids delen we alles wat je moet weten over het organiseren van een bedrijfsfestival: van budgetplanning tot praktische tips die we hebben geleerd uit het organiseren van meer dan 200 bedrijfsevenementen. Of je nu 100 of 600 collega’s hebt – hier vind je het stappenplan.
Teambuildingdag met een uitgebreide borrel
Een teambuilding dag is altijd een goed plan als je zoekt naar personeelsfeest ideeën die ook niet alleen maar gaan om het feesten. Laat een inspirerende spreker iets boeiends vertellen wat aansluit bij de ontwikkelingen in jullie vakgebied, of een motiverend verhaal dat medewerkers nieuwe energie geeft. Dit kan ook een leidinggevende of jijzelf zijn die een persoonlijk, inspirerend verhaal deelt. Of natuurlijk een combinatie van beide.
Daarnaast kun je een interactieve workshop organiseren waarbij medewerkers in kleinere groepen aan de slag gaan onder begeleiding van een ervaren facilitator. Denk aan een leuke, hands-on workshop over samenwerking, communicatie, of zelfs iets creatiefs zoals een mini-hackathon waarbij teams samen oplossingen bedenken voor bedrijfsuitdagingen.
Na afloop kunnen medewerkers tijdens een uitgebreide borrel met hapjes en drankjes napraten over de inspiratie en workshops. Dit is vaak het moment waarop de échte gesprekken ontstaan. Collega’s delen wat ze geleerd hebben, maken plannen voor samenwerking, en leren elkaar op een meer persoonlijke manier kennen terwijl ze genieten van het unieke uitzicht vanaf het water.
Waarom een bedrijfsfestival Organiseren?
Doorbreek hiërarchische barrières
Festival-sfeer zorgt ervoor dat directeur en stagiair als gelijken bij de foodtruck staan. Dit bevordert open communicatie.
Creëert blijvende herinneringen
Onderzoek toont dat 85% van medewerkers zich meer verbonden voelt met collega’s na een gedeelde, positieve ervaring buiten kantoor.
Verhoogt employee engagement
Bedrijven die investeren in teambuilding events zien gemiddeld 23% hogere productiviteit.
Flexibel & schaalbaar
Bedrijfsfestivals zijn makkelijk op te schalen. Van 100 tot 600+ personen – het concept blijft werken.
Employer branding boost
Festival-momenten zijn social media gold. Je medewerkers worden ambassadeurs die de bedrijfscultuur delen.
Uit eigen ervaring
Na het organiseren van 100+ bedrijfsevenementen zien we consistent dat bedrijfsfestivals meer engagement opleveren dan traditionele borrels. De informele sfeer zorgt voor échte verbindingen tussen afdelingen en dat merk je later ook op de werkvloer.
Bedrijfsfestival organiseren in 4 Stappen
Stap 1: doel & Doelgroep Bepalen
Belangrijkste vragen:
- Waarom organiseren we dit? (jubileum, teambuilding, waardering)
- Wie komen er? (alleen medewerkers, +partners, +gezin)
- Wat is de gewenste sfeer? (relaxed, energiek, professioneel)
Praktische tip: Stem het festival af op je bedrijfscultuur. Een accountantskantoor vraagt om andere invulling dan een startup.
Stap 2: budget & groepsgrootte vaststellen
Realistische budgetindicatie:
- Basic festival: €75-€90 per persoon (foodtrucks, DJ, basis decoratie)
- Middel festival: €90-€120 per persoon (+ live acts, premium catering)
- Premium festival: €120-€150+ per persoon (bekende artiesten, luxe opties)
Grootte-indicatie:
- Normaal: 100-150 personen
- Middelgroot: 150-300 personen
- Groot: 300-600+ personen
Kostenverdeling (typisch):
- Locatie/verhuur: 25-30%
- Catering (foodtrucks/bars): 35-40%
- Entertainment: 20-25%
- Decoratie & aankleding: 10-15%
Stap 3: de evenementenlocatie kiezen
Dat is natuurlijk een no-brainer. Een bedrijfsfestival organiseren doe je op de Eivissa! Ons luxe evenementenschip is dé plek voor bedrijfsfestival voor jouw organisatie.
Je kunt een bedrijfsfestival ook op je eigen terrein organiseren maar we zien zelf dat een externe locatie veel organisatiestress scheelt en een bedrijfsfestival vaak ook omvergunningen vraagt en het neerzetten van faciliteiten waardoor dit ook financieel niet persé voordeliger uitvalt.
Checklist locatie voor een bedrijfsfestival organiseren
- Capaciteit (comfortabel voor jouw groep)
- Weersbestendig (overdekte opties)
- Bereikbaarheid (OV + parkeren)
- Faciliteiten (toiletten, stroom, water)
- Vergunningen (geluid, alcohol, evenement)
- Bonodigdheden entertainment en activiteiten (licht, geluid, podium)
Stap 4: communicatie & uitvoering
Communicatie (3 weken vooraf):
- Save the date: 6-8 weken vooraf
- Officiële uitnodiging: 3-4 weken vooraf
- Reminder: 1 week vooraf
- Praktische info: dresscode, timing, weer-scenario
Op de dag zelf:
- Duidelijke signing (waar is wat)
- Gastvrouwen/gastheren bij entree
- Dedicated contactpersoon voor vragen
- Sluitingsplan (hoe eindigen we?)
Het ultieme bedrijfsfestival op het water
Wat als je bedrijfsfestival concept zou kunnen combineren met een locatie die op zichzelf al een ervaring is?
Een bedrijfsfestival op een luxe evenementenschip biedt iets dat geen enkel ander festival kan bieden: je locatie IS het avontuur. Terwijl je collega’s genieten van foodtrucks, live muziek en festivalsfeer, vaart het schip door de stad met constant wisselende uitzichten.
Wat maakt dit uniek?
- Geniet van de kerstsfeer door alle kerstdecoratie
- Een eindejaarsspeech en terugblik hoort erbij
- Een echte kerstborrel en muziek voor een succesvolle avond
Praktische details
- Geschikt voor: ~100-300 medewerkers
- Budget indicatie: €85-€140 per persoon
- Duur: 4-6 uur festival + rondvaart
- Locatie: Overal in Nederland op het water!
Klaar om jouw bedrijfsfestival te organiseren?
Een bedrijfsfestival organiseren vraagt planning, maar de impact op teamspirit en employee engagement is bewezen. Met dit stappenplan, de budget tips en de checklist heb je alle tools om een memorabel festival neer te zetten.
De belangrijkste succesfactoren samengevat
- Start 8-10 weken van tevoren met planning
- Kies een concept dat past bij je bedrijfscultuur
- Budget realistisch: €75-€150 per persoon all-in
- Zorg voor goede en hippe catering
- Entertainment maakt of breekt de sfeer
- Communiceer helder en op tijd naar je gasten
Wil je de organisatie van jouw bedrijfsfestival uit handen geven?
Een bedrijfsfestival zelf organiseren kan, maar vraagt veel coördinatie. Bij Eivissa Events verzorgen we complete bedrijfsfestivals op ons luxe evenementenschip – van 100 tot 600 personen. Met festival-elementen als foodcorners, live entertainment en meerdere bars, maar dan op het water met de stad als decor.
Het verschil? Jij geniet van je eigen festival terwijl wij alles regelen. Geen stress over logistiek, vergunningen of leveranciers. Alleen een onvergetelijke ervaring voor je team.
Ontdek de mogelijkheden: → Bekijk onze evenementenlocatie
→ Lees over personeelsfeest ideeën
→ Plan je bedrijfsfestival | Bel: 06-11 87 62 21
Veelgestelde vragen over een bedrijfsfestival organiseren
Hoeveel kost een bedrijfsfestival gemiddeld?
Een bedrijfsfestival kost gemiddeld €75-€150 per persoon, afhankelijk van locatie, catering en entertainment. Budget €75-€90 voor een basic festival, €90-€120 voor midrange, en €120-€150+ voor premium. All-inclusive pakketten zijn vaak voordeliger dan alles apart boeken.
Hoe ver van tevoren moet je beginnen met plannen?
Start minimaal 8-10 weken van tevoren met organiseren, vooral voor zomerperiode (juni-augustus). Populaire locaties en artiesten zijn snel volgeboekt. Voor grote groepen (300+) of unieke concepten adviseren we 12-16 weken.
Meestal zien we dat bedrijven meerder maanden van te voren boeken zodat ze zeker weten dat alles van te voren goed geregeld is.
Hoeveel foodtrucks heb je nodig?
Reken op 1 foodtruck per 80-100 personen voor comfortabele service. Voor 200 personen dus minimaal 2-3 trucks. Zorg voor variatie (vlees, vegetarisch, dessert).
Op de Eivissa verzorgen we vaak een hippe foodcorner op ons schip waar je bij verschillende stents hapjes kunt halen. Daarnaast zijn er professionele horeca barren op elk dek om iedereen te voorzien van drankjes.
Is rondvaren tijdens een bedrijfsfestival mogelijk?
Ja! Een combineert festival-elementen met een unieke locatie-ervaring. Voordeel: geen vergunningen nodig, weather-proof, en all-inclusive faciliteiten aan boord. Geschikt voor 100-600 personen.
