De beste evenementenlocatie kiezen voor een professioneel evenement

Geschreven door Eivissa op 05-05-23
Evenementenlocatie kiezen

Inhoudsopgave

Introductie

Een unieke evenementenlocatie kiezen is cruciaal voor een succesvol professioneel evenement. De evenementenlocatie bepaald grotendeels de sfeer en ervaring die gasten hebben. Er komt een hoop bij kijken bij het kiezen van een locatie waardoor het soms overweldigend kan zijn. Of je nou een professioneel bedrijfsfeest, brandevenement of optreden wilt organiseren. In deze post lees je stap voor stap hoe je een evenementenlocatie kiest die past bij jouw event.
Een evenementenlocatie kiezen begint met een plan

Stap 1: Een evenementenlocatie kiezen begint met een goed plan

Een evenementenlocatie kiezen is niet altijd makkelijk. Of de locatie past bij jouw event hangt af van een hoop factoren. Hieronder lees je vier belangrijke factoren die je in kaart wil brengen voordat je gaat zoeken naar evenementenlocaties voor een professioneel evenement.

De doelgroep

Houdt rekening met de behoeften en verwachtingen van je doelgroep. Wat voor sfeer en locatie past bij de doelgroep? Een beurs voor Zweedse meubelen vraagt om een andere locatie dan een professioneel business evenement. Bedenk welke locatie geschikt is voor jouw gasten.

Doel en thema van het evenement

Naast de doelgroep wil je ook rekening houden met de doelen en het thema van je event. Heb je bijvoorbeeld een bepaald thema tijdens jouw evenement? Ga dan na of de locatie past bij je thema. Nog belangrijker is of de organisatie van de evenementenlocatie in staat is om jouw wensen te vervullen. Ga dat van tevoren na. Daarnaast heeft een event vaak ook een doel. Bijvoorbeeld nieuwe netwerkcontacten verzamelen, een nieuw product lanceren, nieuwe klanten binnenhalen of het organiseren van een groot feest wat winstgevend is. Kijk met die vragen in je achterhoofd naar de locatie.

Voorzieningen

Vervolgens is het ook van belang welke voorzieningen er beschikbaar zijn. Voor een professioneel evenement is dit een stuk belangrijker dan je van tevoren vaak bedenkt. Je wilt niet voor de ogen van je klanten, netwerk of gasten nog staan rommelen met een niet werkende beamer. In de praktijk zien we dat dit nog vaak bij het kiezen van de locatie wordt vergeten. Er zijn een hoop mooie locaties voor evenementen. De plekken waar de organisatie professioneel genoeg is voor een groot zakelijk evenement zijn een stuk schaarser.

Toegankelijkheid

Wanneer je een grootschalig professioneel evenement wilt organiseren moet je ook gaan nadenken over de toegankelijkheid. Hoe bereiken gasten de evenementenlocatie? Zijn er genoeg parkeerplekken? Is de locatie makkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer. Test het bijvoorbeeld van te voren met de 9292 app.

Deze factoren zijn goed om mee te beginnen bij het kiezen van unieke evenementenlocaties. Wanneer je meer tips wilt over hoe je er voor zorgt dat jouw gasten enthousiast zijn over je event. Lees dan onze vorige blogpost. Daarin vertellen we meer over welke vragen je van te voren moet kunnen beantwoorden om ervoor te zorgen dat jouw zakelijke evenement aansluit op jouw beoogde doelgroep.

Type evenementenlocaties

Stap 2: Type evenementenlocaties

De mogelijkheden zijn eigenlijk eindeloos wanneer je een locatie wilt kiezen voor een professioneel evenement. Wanneer je een goed beeld hebt van het soort evenement dat je wilt organiseren kan je een stuk gerichter zoeken en zul je merken dat je een betere keuze kan maken. Hieronder zie je een lijst met meest voorkomende type evenementenlocaties.

Type evenementenlocaties op een rij

Hotels, restaurants en andere horecagelenheden

Deze type locaties zijn vaak geschikt voor kleinere evenementen tot 100 man. Sommige locaties hebben ook een buitenterrein of extra ruimte wanneer je een evenement wilt organiseren zoals een trouwerij of 50-jarig huwelijk. Dit zijn vaak leuke en gezellige locaties. Maar wanneer je een groot aantal gasten wilt uitnodigen of een zakelijk evenement wilt organiseren wordt het vaak al lastiger bij dit soort type evenementenlocaties. Waarom? Omdat deze locaties vaak niet gefocust zijn op het organiseren van professionele evenementen.

Conventiecentra en grootschalige accommodaties

Aan de andere kant heb je evenementenlocaties die volledig gefocust zijn op het organiseren van grootschalige professionele evenementen. Denk bijvoorbeeld aan Ahoy in Rotterdam of Afas Live. Zij hebben alle voorzieningen in huis om duizenden gasten te bedienen. Nadeel hier is dat je vaak een enorm aantal gasten moet hebben voordat je aan zo’n grootschalige accommodatie kan gaan denken. Daarnaast is de investering die je van tevoren moet doen erg hoog. Je bent bij deze evenementenlocaties er wel van verzekerd dat jouw professionele evenement een succes wordt en dat alles soepel verloopt.

Unieke evenementenlocaties

Tussen deze twee type evenementenlocaties vindt je locaties die zich focussen op het organiseren van professionele evenementen en daarnaast een unieke locatie aanbieden. Je kan bij deze locaties vaak terecht met een aantal gasten wat bijvoorbeeld tussen de 100 en 1000 ligt. Denk bijvoorbeeld aan musea, loodsen, varende locaties of kastelen. Deze locaties zijn het meest geschikt voor het organiseren van een professioneel evenement. Er is ruimte voor het creatief inrichten van de locatie, de juiste voorzieningen zijn aanwezig en de organisatie zal professioneel aangepakt worden.

Wil je dus een professioneel zakelijk evenement organiseren? Ga dan vooral opzoek naar locaties die zich focussen op het organiseren van professionele evenementen, een unieke plek aanbieden en plek bieden voor 100 tot 1000 gasten.

Let wel op dat het verschil tussen dit soort locaties soms erg groot kan zijn. Een oud kasteel kan bijvoorbeeld een mooie plek zijn, alleen hebben ze daar bijvoorbeeld weer niet de voorzieningen voor brandevenement. Dan kan je beter opzoek naar een locatie die daar meer ervaring mee heeft.

Onze locatie, de Eivissa, valt ook onder de categorie van unieke evenementenlocaties. Bekijk hier of de Eivissa past bij de doelen van jouw evenement!

Organisatie en budget professioneel evenement

Stap 3: Organisatie en budget

Je weet nu bijna alles om een evenementenlocatie te bepalen voor een succesvol professioneel evenement. Naast de verschillende type evenementenlocaties wil je rekening houden met hoe je het evenement gaat organiseren en je budget. We bespreken deze twee elementen samen omdat ze vaak samenhangen. Hoe meer aandacht en budget je besteedt aan je evenement des te groter de kans dat het een succes wordt.

Maar waar ben je eigenlijk allemaal budget aan kwijt wanneer je een professioneel evenement wilt organiseren? En wat voor invloed heeft het kiezen van de juiste locatie op jouw budget.

Als eerste kost het huren van een locatie vaak een groot deel van je budget. Daarnaast maak je kosten voor eten, drinken en de catering van je evenement. Vervolgens heb je bepaalde voorzieningen nodig. Wil je bijvoorbeeld een band aan het einde van de avond? Vervolgens kost het ook nog budget, tijd en energie om jouw evenement te promoten.

Onze belangrijkste tip is om al deze kosten te scheiden in twee categorieën. De promotie en marketing. En de organisatie van de dag zelf. Promotie en marketing kun je vaak het beste zelf in handen nemen of uit handen geven aan een partij die daar weer gespecialiseerd in is. Voor de organisatie van het evenement zelf kun je ervoor kiezen om zelf een hoop te organiseren of voor elk onderdeel een aparte partij te regelen. Echter is dat vaak niet het beste voor je budget en ook niet wanneer je wilt dat alles soepel en vlekkeloos verloopt. Meer tips over het managen van je budget en promoten van je evenement lees je hier.

Het beste is om een evenementenlocatie te kiezen die ook de voorzieningen in huis heeft voor een professioneel zakelijk evenement, catering kan verzorgen en ervaring heeft met het inrichten van de evenementenlocatie op een unieke manier. Het communiceren met één partij maakt het daarnaast ook veel makkelijker en leuker om een evenement te organiseren. Wij raden vaak aan om een evenementenlocatie te zoeken waar zij waar nodig alles uit handen kunnen nemen.

Conclusie

Het kiezen van de juiste evenementenlocatie kan soms voelen als het zoeken van een naald in een hooiberg. Er is gewoon heel veel keuze. Door van tevoren goed te bedenken wat de doelen zijn van jouw professionele evenement kan je gaan filteren. Welk type locatie past bij jouw plan?

Kies zorgvuldig en zorg ervoor dat jouw evenement een succes wordt!