Een succesvol zakelijk evenement organiseren in 4 stappen

Geschreven door Eivissa op 30-03-23
Zakelijk evenement organiseren

Inhoudsopgave

Introductie

Een zakelijk evenement organiseren kan een uitdagende maar ook effectieve manier zijn om nieuwe of bestaande klanten betrokken te krijgen met jouw organisatie. Of het nou een netwerkevent, bedrijfsfeest of brandevenement is. Jouw evenement heeft een doel. In deze blogpost lees je hoe je binnen 4 stappen een duidelijk plan creëert voor het organiseren van een professioneel, rendabel en uniek evenement.
Doelstellingen evenement

Doelstellingen bepalen

Een zakelijk evenement organiseren zonder doel is zonde. Je zet veel tijd, energie en geld in voor het realiseren van een succesvol evenement. Daarom wil je van tevoren bepalen wat het doel is van jouw zakelijke evenement. Wat brengt het concreet op voor de organisatie?

Wat is het doel van jouw evenement?

Als eerste wil je de doelen concreet maken. Een doel als, Ik wil dat mijn bedrijf bekender wordt, is te vaag. Wil je nieuwe klanten leren kennen? Netwerkcontacten opdoen? Maak het meetbaar. Een concreet doel is bijvoorbeeld: 10 nieuwe potentiële klanten leren kennen waarmee je een netwerk of acquisitie gesprek kan inplannen. Dit kan je nog verder concretiseren. Je wilt 3 nieuwe klanten die het komende jaar € 30.000,- euro omzet opleveren.

Welke boodschap wil je overbrengen op gasten?

Vervolgens bepaal je wat je gasten wilt vertellen tijdens jouw zakelijke evenement. Wat is de belangrijkste boodschap? Hoe zorg je ervoor dat elke gast op het evenement deze boodschap hoort. Wil je dat (potentiële) klanten een nieuw product leren kennen? Of wil je ze op de hoogte brengen van een verandering in de markt?

De doelgroep

Wie is de doelgroep? Bij het bepalen van de boodschap is het belangrijk om te onthouden aan wie je dit gaat vertellen. Voor wie is jouw evenement van waarde? We zijn snel geneigd om vooral te denken aan wat het evenement ons moet opleveren, maar wat levert jouw evenement een bezoeker op? Zo verhoog je de kans op bezoekers.


Budgettering evenement

Budgettering evenement

Een realistisch budget is key voor het organiseren van een succesvol evenement. Voorkom hoge onverwachte kosten en krijg een overzicht van wat je allemaal nodig hebt voor het evenement. Natuurlijk is de evenementenlocatie vaak het belangrijkste. Maar er zijn nog een stuk meer factoren waar je rekening mee moet houden. Hieronder lees je een aantal tips om inzicht te krijgen in het budget dat je nodig hebt.

Budget bepalen voor een zakelijk evenement

  1. Overzicht benodigdheden

    Maak een overzicht van alles wat je nodig hebt voor het event. Van catering en locatie tot apparatuur, voorbereiding en promotiemateriaal. Wat pak je zelf op en waarvoor schakel je hulp in? Bepaal vervolgens een realistisch budget.

  2. Opbrengsten evenement

    Wat wil je dat het event opbrengt? Maak een realistische schatting van de opbrengsten. Verkoop je kaarten, heb je sponsors of bijdragen van partners? En wat brengen nieuwe klanten op die je binnenhaalt op het event? Je hebt directe opbrengsten maar ook uitgestelde opbrengsten.

  3. Onvoorziene kosten

    Budgetteer onvoorziene kosten. Bedenk van tevoren waar je wellicht meer geld aan kwijt kan zijn. Op deze manier ben je voorbereid op onverwachte situaties.

  4. Budget monitoren

    Monitor het budget. Tijdens het voorbereiden en organiseren zul je al kosten maken. Houd in een document bij wat je uitgeeft zodat je het overzicht niet verliest.

  5. Schakel hulp in

    Organiseer je voor het eerst een evenement? Doe vooral niet alles zelf. Vraag bijvoorbeeld hulp van de evenementenlocatie en leer hoe je een event professioneel organiseert.


Promotie evenement

Promotie evenement

Het promoten en creëren van bezoekers is cruciaal in het organiseren van een zakelijk evenement. Zonder goede promotie blijft zelfs het best georganiseerde event onder bezocht. Pak de doelgroep erbij die je hebt bepaald bij het creëren van de doelstellingen. Beantwoord de volgende vragen:

  • Wie is de doelgroep?
  • Waarom bezoekt iemand ons event? Wat levert het event een bezoeker op?
  • Hoe ga ik de doelgroep bereiken of uitnodigen?

Hoe bereik je jouw doelgroep?

Zet je social media kanalen in. Promoot je evenement door te posten op bijvoorbeeld instagram, facebook of linkedIn. Je kan ook op je google bedrijfsaccount een nieuwspost maken. Daarnaast kan je een mailing versturen naar je CRM bestand. De laatste en belangrijkste tip is het samenwerken met andere bedrijven of organisaties. Wanneer je samenwerkt met partners benut je ook het hele netwerk van jouw partners. Op die manier vergroot je je bereik enorm.


Organisatie en logistiek

Organisatie en logistiek

Je wilt dat jouw evenement soepel verloopt en dat gasten een leuke tijd ervaren. Ga je een zakelijk evenement organiseren? Zorg dat je van tevoren duidelijk weet wat je tijdens het event nodig hebt voor het aantal bezoekers. Denk aan eten en drinken. Wat voor drank wil schenken? Wil je een walking dinner of borrelhapjes tijdens het evenement?

Een rolverdeling en duidelijke taakverdeling voor iedereen die meewerkt aan het evenement is belangrijk om alles soepel te laten verlopen. Maak een draaiboek en een programma zodat iedereen weet wat wanneer gedaan moet worden. Daarnaast kan je het programma ook communiceren met de gasten.

Bij het organiseren van een zakelijk evenement heb je ook mensen nodig voor de catering, technische ondersteuning voor bijvoorbeeld presentaties of optredens. Daarnaast heb je een efficiënt systeem nodig voor de registratie van gasten. Als laatste wil je dat de evenementenlocatie ingericht is en herkenbaar met de branding van jouw organisatie.

Op onze eigen evenementenlocatie, de Eivissa, kunnen we waar dat nodig is ook de organisatie en logistiek voor een groot deel uit handen nemen. Zodat je zeker weet dat er op de dag zelf een professioneel event staat. Wil je eerst meer leren over hoe je de juiste evenementenlocatie kiest en wat voor soort type locaties er allemaal zijn? Lees dan onze volgende post.


Conclusie

Een zakelijk evenement organiseren kan veel opbrengen. Tijdens het organiseren wil je je kunnen focussen op het doel van het evenement. Of dat nou het binnenhalen van nieuwe klanten is, of het lanceren van een nieuw product. Dat is waar het voor jou en de gasten om draait.

Wil je dus een succesvol zakelijk evenement organiseren? Volg dan deze 4 stappen. Of het nou een netwerkevent, productlancering, congres, brandevenement of bedrijfsfeest is, een evenement organiseren vereist veel planning, aandacht en energie.

Benieuwd naar onze evenementenlocatie? Bekijk de Eivissa! Of volg ons op Instagram!